Na maioria das empresas, cerca de 80 por cento da informação está desestruturada e, portanto, não disponível para qualquer sistema padrão de gestão de base de dados. O que implica este fato? Basicamente que grande parte da informação empresarial, incluindo documentos de Word, planilhas eletrônicas, PDF’s e e-mails, não está disponível para os analistas. Normalmente, estes profissionais aprofundam conhecimentos com base na informação disponível em base de dados estruturadas, que apenas representam cerca de 20% da informação de uma empresa.
O software de pesquisa empresarial surge para resolver este problema, incorporando documentos desestruturados na mesma arquitetura que os relatórios tradicionais. Uma simples janela de pesquisa permite aos usuários interagir com uma extensa série de informação, desde documentos Word a relatórios gerados por bases de dados e documentos marcados por sistemas de gestão documental. Parece ser simples, certo?
Infelizmente, na realidade não é. As ferramentas de busca oferecem páginas de resultado sem qualquer relação entre si. Estes seriam bons se fossem categorizados segundo algum critério pré-determinado, como por exemplo as pessoas pertinentes, o custo dos bens discutidos, ou qualquer outra estrutura significativa. Melhor ainda, seria fantástico se os resultados pudessem fundir-se num relatório ou painel de controle, simplificando a sua análise.
Mas, novamente, isto não é uma tarefa simples. As empresas que já desenvolveram projetos deste tipo contam que as aplicações de pesquisa empresarial são difíceis de gerir e frequentemente os resultados são decepcionantes. Muitas companhias usuárias de soluções de pesquisa empresarial se encontravam descontentes com as suas implementações atuais.
Como o BI pode ajudar
Muitas empresas implementaram sistemas de ERP e data warehouses. Muitas vezes, estes tornam-se projetos enormes que produzem novos tipos de conhecimento e perspectivas. Mas, pode-se aplicar este conhecimento à pesquisa empresarial e, em última instância, ao negócio?
Podemos encontrar um exemplo real no Departamento de Polícia de Erlanger, em Kentucky, Estados Unidos, onde se implementou um sistema de BI operacional com capacidades de pesquisa integradas. O sistema funde dados de 19 agências governamentais em todo o norte do Kentucky, para permitir aos agentes policiais pesquisar registos criminais e relatórios de incidentes dos últimos cinco anos. Os oficiais de patrulha acessam um mecanismo de busca com interface semelhante à do Google através de dispositivos móveis instalados nos seus veículos. Esta plataforma de BI única facilita a conexão de informação inicialmente não relacionada sobre suspeitos, incidentes, detenções e crimes.
Vejamos um exemplo mais concreto. Se um policial detém um veículo por excesso de velocidade e inicia uma pesquisa rápida pelo número da matrícula, o sistema pode mostrar um relatório policial sobre um atropelamento e fuga produzido anteriormente, nesse mesmo dia, mesmo que a testemunha da ocorrência tenha conseguido apenas identificar uma parte do número da matrícula. Desta forma, o mesmo suspeito de dois delitos diferentes poderia ser detido, graças a uma pequena peça de dados partilhados.
O sistema de BI do Departamento de Polícia de Erlanger indexa as transações através de múltiplas fontes de dados, para permitir posteriormente ao agente de polícia voltar a essas fontes de dados e pesquisar informação relacionada – sem necessidade de criar nenhum data warehouse nem de fundir bases de dados distintas. Uma pesquisa rápida sobre páginas Web indexadas revela os registos da base de dados que pode ajudar ao usuário qualificar a informação. Os resultados podem ser representações de três ou quatro bases de dados diferentes juntamente com referências a transações, como por exemplo infrações de trânsito. Torna-se muito simples ligar esses resultados com um relatório de apresente o historial do proprietário registado do veículo em questão.
Organizando os dados
Tal como comprovou o departamento de polícia do Kentucky, recompilar o conteúdo para um sistema de pesquisa empresarial é um processo polivalente que combina diversos tipos de informação e técnicas de integração:
- Tecnologia de Extração, Transformação e Carga (ETL) para reunir os dados de diferentes data warehouses
- Conversão a nível transacional para obter informação dos sistemas ERP
- Limitação de documentos segundo o conteúdo para chegar até aos ficheiros dos sistemas de gestão documental
- Integração de milhares de mensagens (estruturadas ou de outro tipo) que fluíam através da organização
O departamento atualiza o índice de pesquisa a cada 15 minutos com registos criminais de um sistema Computer Aided Dispatch (CAD) e um Sistema de Gestão de Registos (RMS). A tecnologia de pesquisa intercepta estes registos e rapidamente pesquisa o conteúdo indexado para criar resultados ao estilo Google, transformando-os em informação utilizável e preparando-os para os utilizadores finais possam utilizar a pesquisa.
Proteção da informação
Recolher os dados é apenas o começo. Os desenvolvedores necessitam também gerir processos para catalogar a informação, enriquecê-la com dados de outros sistemas, rotulá-la com os metadados e as palavras-chave apropriadas e proporcionar marcadores de segurança. A segurança é fundamental para prevenir que um motor de busca disponibilize informação privilegiada a um usuário sem autorização para acessá-la. Simultaneamente, a segurança deve ser implementada para que não seja um impedimento para o grande benefício da pesquisa: encontrar informação rapidamente.
O ideal é que a ferramenta de busca contenha um filtro dinâmico. Este tipo de segurança permite ao motor de busca filtrar os registos aos quais o usuário não pode ter acesso. A autorização verifica-se sob pedido, à medida que os resultados da pesquisa são apresentados ao utilizador. Isto permite que as licenças de autorização de registos possam alterar-se sem necessidade de voltar a indexar o registro no motor de pesquisa. Este tipo de segurança é mais flexível e simples para o usuário.
Para finalizar, convém recordar que a principal prioridade é fazer com que o motor de busca seja simples, como os que as pessoas estão acostumadas a usar na Web. Quanto mais difícil for para o usuário, menos provável é que ele use o sistema.
(*) Manuel del Pino é diretor de Pré-venda da Information Builders Ibéria
2 comentários:
Boa tarde, não sei se este é o canal correto para o que irei lhe pedir...
Estou desenvolvendo uma monografia sobre B.I e estou tendo muita dificuldade com relação a indicação de bons livros. Poderia me ajudar, pode favor?
Obrigada.
Olá Rosane, claro, pode ser aqui sim, Olha os livros chaves são de Ralph Kimball e Inmoll, pesquise aqui no blog, fiz um post a tempos atrás falando dos livros, infelizmente só na língua inglesa. Olhe os link´s ao ldado , eles levam a páginas de muito material importante, abraços.
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