Fonte: CIO
A criação de conjunto de indicadores chave de desempenho (KPIs ou Key performance indicators) é, quase sempre, uma medida eficaz para saber como um projeto se portou em relação ao objetivo estratégico acordado. Sem KPIs para determinar o sucesso das atividades, o atingimento das metas vira um jogo de adivinhação.
Os tipos de KPIs variam, dependendo dos fatores críticos de sucesso (CSF ou critical success factors) para uma indústria, um produto ou serviço, os negócios e as estratégias operacionais. Mas precisam ser claramente identificados, realizáveis, quantificáveis e definidos de maneira apropriada e dentro de parâmetros específicos, a fim de serem completamente adequados para um determinado projeto.
Por exemplo, se um dos CSF de um novo negócio de software é desenvolver um portal web para conseguir novos assinantes mensais, o KPI relevante seria de natureza quantitativa: o número de novos anunciantes.
Portanto, antes de decidir sobre os KPIs a serem usados é necessário definir, com clareza e precisão, os fatores críticos de sucesso e, em seguida, identificar os KPIs que estão mais diretamente ligados ao CSF’s.
Novamente, KPIs e CSFs devem ser claramente definidos e acordados pelas partes interessadas e devem ser classificados por ordem de importância para os objetivos e a estratégia global de negócios. Saiba mais: Todo cuidado é pouco ao definir indicadores e métricas
Aqui estão alguns exemplos de tipos de gerenciamento de projetos com KPIs aplicados pelo time para medir sua performance:
· Financeiro: São tipicamente utilizados quando a medição é monetária.
· Quantitativo: Quando a métrica relevante não é financeira, mas por ser numérica.
· Qualitativo: Usado quando números não são uma referência.
· Processos: Usado
quando a prioridade é assegurar eficiência.
·
Performance
do time: Usado
para medir a força de uma equipe e sua habilidade na execução das tarefas definidas.
A métrica certa depende do entendimento claro do que você quer realizar. Imagine que em vez de trabalhar em TI você seja um policial rodoviário. Se seu objetivo é pegar quem anda acima da velocidade máxima permitida, sua métrica será o maior número de multas emitidas por agente por hora. Se, por outro lado, seu objetivo for minimizar a quantidade de excesso de velocidade nas estradas, você vai garantir que cada carro da polícia esteja altamente visível, e a métrica passará a ser o menor quantidade de multas emitidas.
Na maioria dos casos, há quatro maneiras diferentes de fazer métricas erradas:
· Medir as coisas certas mal.
· Medir as coisas erradas, bem ou mal.
· Negligência na medição de algo importante.
· Estender as métricas a funcionários individuais.
Passo 1: Definir claramente os deveres da equipe
Quando estiver tentando determinar os KPIs de medição de performance da sua equipe, pense nas expectativas e nos fatores que determinarão o sucesso em relação aos objetivos específicos do projeto e todos os demais objetivos. É importante saber o mais precisamente possível o que você deve fazer antes de decidir como medir isso. Essencialmente, você precisa determinar o que você quer que o time faça. Aqui estão alguns passos que irão ajudá-lo a compor essa lista:
· Determinar as características específicas,
as qualidades e skills necessárias aos profissionais integrantes da equipe.
· Dedinir os fatores determinantes de
uma equipe de sucesso, considerando a forma como as pessoas trabalham
juntas, interagem e se
comunicam, assim como o nível de profissionalismo e comprometimento de
cada um e do conjunto.
·
Entender as facilidades de interação e comunicação dos membros da equipe
com stakeholders, o staff da linha de frente, gerentes, vendedores e
clientes.
· Identificar os fatores coletivos e individuais que você acredita que terão impactos positivos ou negativos para o projeto.
. Dar feedbacks constantes sobre os
objetivos do projeto e o quanto estão perto ou longe de atingi-los.
Nessa hora, procurar ser preciso e direto. Usar exemplos do que deu
certo e o que não funcionou em vez fazer análises ambíguas.
Em um help desk excelente, o CIO, atrás de resultados mensuráveis, estabeleceu que a métrica de incidentes resolvidos por semana era adequada para a avaliação de desempenho. A empresa em questão tinha três unidades de help desk: uma para cada local importante. O resultado de uma delas foi muito pior que a das outras duas, e ela foi castigada por isso.
O que ela estava fazendo de errado? Ser eficiente demais. Seus gestores tinham estabelecido um programa auto suficiência dos usuários que reduziu, e muito, o número de chamados. Seus analistas passaram bastante do seu tempo educando os funcionários a serem mais independentes e sofisticados no uso da tecnologia. O resultado foi menos incidentes para resolver, juntamente com níveis mais elevados de eficácia dos funcionários.
Moral da história: seu resultado nitidamente superior, resultou em métricas de desempenho pobres.
O CIO mediu as coisas certas, mal. Mesmo que a taxa de resolução fosse a medida certa, todas as chamadas para o help desk foram contadas de forma igual, mesmo que resultassem em quantidades dramaticamente diferentes de tempo para resolução dos problemas. Além disso, mediu as coisas erradas. A taxa de resolução não era o elemento mais importante para
medir. O tempo de trabalho do usuário gasto para resolver dificuldades técnicas era o mais importante.
Passo 2: Foco na seleção de critérios
Considere as 10 áreas de conhecimento de gerenciamento de projetos: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, procuração, gerenciamento e stakeholders. Então, tente identificar exatamente como seu time irá gerenciar cada um deles e responder por eles. Isso irá assegurar que você tenha uma visão holística do projeto e leve em consideração todos os fatores que podem se juntar ao jogo antes de escolher os critérios determinantes dos KPIs.
Como parte desse exercício, lembre-se que os KPIs da equipe devem atender a algumas necessidades. Entre elas:
· O nível de independência e interdependência
dos membros do time.
· Demonstração das habilidades de
liderança.
· Como os membros do time ajudam uns
aos outros na resolução de tarefas variáveis.
· Como os membros do time resolvem
conflitos e se ajudam, uns aos outros, durante tempos difíceis.
· Absenteísmo e o impacto disso na
agenda e no desenvolvimento do time.
· Os standards de qualidade do trabalho
hoje em relação aos que já foram requisitados.
· O nível de participação e o
comprometimento do projeto, evidenciados com imputs e outputs.
· As atitudes e a interação durante a realização do projeto.
· Quanto claramente e efetivamente os
membros do time se comunicam de formas variadas.
· A
habilidade de entrega do projeto completo, dentro do escopo.
· Indexação de Satisfação de
Colaboradores
· Nível de engajamento de colaboradores
· Pontuação do staff (Percentagem de atividades completadas)
. Motivação dos membros da equipe
· Rotatividade
· Absentismo
· Pontuação
de feedback 360 graus
· ROI
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