Toda iniciativa de Business Intelligence (BI) possui custos, prazos e escopo envolvidos. Por ser um esforço temporário que resulta na geração de um produto (solução propriamente dita), serviço e/ou resultado exclusivo, deverá ser sempre enxergado como um projeto. Devido a abrangência e complexidade do trabalho necessário para criar um solução de BI, torna-se importante o gerenciamento através de técnicas e processos robustos.As empresas buscam extrair de suas soluções de Business Intelligence (BI) as informações que vão direcionar as estratégias e ações da organização, visando alcançar a efetividade dos processos de negócio. Para isso são necessários ferramentas, técnicas e métodos apropriados para gerir o desenvolvimento das soluções de BI, de forma a se adequar ao ambiente corporativo, maximizando os resultados, levando sempre em consideração as particularidades do negócio de cada organização.
Muitos frameworks estão disponíveis para organizar e prover boas práticas na construção de projetos. Um exemplo é o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um guia bastante difundido, publicado pelo PMI (Project Management Institute), que fornece melhores práticas para desenvolvimento das atividades de qualquer tipo de projeto, além de promover técnicas e ferramentas que auxiliam o andamento das tarefas.
O PMBOK perpassa todos os grupos de processos necessários para um projeto: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e o encerramento. Todos possuem grande importância para o sucesso do desenvolvimento de uma solução de BI, como de qualquer outro projeto. Cada grupo possui áreas de conhecimento e processos que são selecionados e utilizados de acordo com as necessidades específicas de cada projeto.
BI NA PRÁTICA - GRUPO PROCESSOS
Em projetos de BI não poderia ser diferente. É de suma importância o gerenciamento das etapas de desenvolvimento do projeto, desde a abertura e levantamento das necessidades, até a entrega do produto final. São muitas as vantagens de ter uma gestão efetiva de projetos. Por exemplo, com o gerenciamento de projetos de BI podemos ganhar em qualidade, satisfação dos clientes (usuários), otimização dos custos, produtividade e atendimento aos prazos acordados.
O PMBOK é um guia, e como tal, não obriga a utilização dos processos descritos, apenas direciona o gestor do projeto para as melhores práticas existentes no mercado. A escolha dos processos a serem utilizados é diretamente proporcional a complexidade, escopo, tempo e qualidade, além das especificidades e orçamento (custo) disponíveis em cada projeto.
Como é visualizado abaixo, o PMBOK atualmente está em sua 5ª edição, possuindo 47 processos e 10 áreas do conhecimento:
BI NA PRÁTICA - INTERAÇÃO PROCESSOS
BI NA PRÁTICA - PROCESSOS PMBOK
Os grupos de processos se interagem durante o tempo no desenvolvimento do projeto. Essa interação pode ser melhor entendida pela imagem:
Trazendo para a prática, separo agora alguns dos processos que são fundamentais no projeto de uma solução de BI. Abaixo alguns dos processos do PMBOK e como são enxergados nas etapas de construção do BI.
Desenvolver o termo de abertura - Qualquer projeto, inclusive de BI, deverá ter um termo de abertura com a assinatura dos responsáveis e/ou patrocinadores, autorizando o início das atividades. Esse é o ponto de partida do projeto.
Identificar as partes interessadas - Esse processo vai identificar todos os interessados (stakeholders) que exercem influência direta ou indiretamente sobre o projeto. É um processo crítico e que deve ser realizado logo após a abertura das atividades do projeto, pois é o subsídio para nivelação das expectativas e planejamento das comunicações. O envolvimento de todos desde o início, minimiza o risco de fracasso da solução no momento de entrega do produto final.
Coletar requisitos - A coleta de requisitos é responsável por levantar todas as necessidades e desejos de informações na organização. É aqui onde alinharemos as expectativas das partes interessadas sobre a abrangência do projeto de BI.
Definir escopo - Processo para descrever com detalhes o projeto. O escopo da solução de BI deverá ser detalhado e bem definido nesta etapa.
Definir atividades - Identificar as atividades que serão necessárias para a conclusão do projeto.
Criar a EAP - A Estrutura Analítica de Projeto (EAP) tem papel fundamental no desenvolvimento do projeto. Aqui é feito a subdivisão hierárquica orientada a entregas que facilita e ajuda no trabalho necessário para todo o projeto.
Sequenciar as atividades - Identificar e documentar a sequência das atividades e suas dependências. Por exemplo, a atividade de construção das tabelas Fatos no Data Warehouse, depende da construção das tabelas de Dimensões.
Estimar recursos das atividades - Estimativa dos recursos necessários para a realização das atividades do projeto.
Realizar a garantia da qualidade - Assegura que os padrões de qualidade estão sendo observados. No BI é de suma importância esse processo. Sem qualidade, principalmente nas informações carregadas, a solução de BI terá pouco valor.
Orientar e gerenciar a execução do projeto - Todo o desenvolvimento do projeto de BI deve ser centralizado nesse processo. Aqui é orquestrado toda a execução do projeto que foi definido no planejamento.
Mobilizar equipe do projeto - Equipe que vai trabalhar no projeto deve ser confirmada e mobilizada. Os recursos humanos devem estar disponíveis para o desenvolvimento da solução de BI.
Identificar riscos - Processo muito importante no projeto de BI. Aqui são documentados os riscos existentes e que podem afetar o andamento do projeto. Apesar do nome, o risco pode ser algo nem sempre prejudicial. O risco pode ser encarado como ameaça ou oportunidade. Neste caso devemos eliminar ou minimizar as ameaças e garantir ou otimizar as oportunidades.
Planejar respostas aos riscos - Caso a ameaça ou oportunidade aparecer no projeto de BI, é desejável que já saibamos como lidar com cada uma dessas situações de riscos. Devemos então planejar as respostas a esses riscos para, caso ocorra, tenhamos a ação necessária para aproveitar a oportunidade e eliminar/minimizar as ameaças.
Encerrar projeto - O encerramento é o momento que termina as atividade de desenvolvimento da solução de BI e é realizado a entrega aos usuários. Se o projeto for subdividido em várias entregas de assuntos menores, então é necessário reiniciar as atividades do projeto para a nova etapa.
BI NA PRÁTICA - FLUXO PROCESSOS
Todos os processos possuem importância ao BI, e não somente os listados acima. Muitos fatores são determinantes para a escolha desses processos. Neste artigo não é possível descrever e entender a gestão de projetos de forma completa, e sim dar uma visão geral do funcionamento e aplicabilidade. A utilização do PMBOK (ou outra referência para gerenciamento de projetos) é recomendável para líderes e/ou gerentes de projetos, mas não é impeditivo (aliás é um diferencial) o entendimento por analistas e consultores.
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