Inovar é um dos grandes diferenciais das empresas. Segundo Costa, “inovar significa renovar ou introduzir novidades (uma ideia de fazer alguma coisa nova) de qualquer espécie”. Alcançar o mesmo resultado que as outras organizações conseguem, entretanto de forma diferente, com uma agilidade maior, com certeza é uma estratégia que possibilita a empresa estar à frente de seus concorrentes. Portanto, um dos passos principais para isto, está na obtenção de dados e informações de forma ágil e coerente, adaptando cada informação ao tipo de decisão a ser tomada em cada momento, ou seja, ter flexibilidade e personalização das informações para cada situação.
Tendo em vista essa necessidade, algumas empresas estão implantando ou já implantaram um sistema de Business Intelligence (B.I), que traduzido para o Português significa, Inteligência de Negócios. O B.I, embora tenha surgido na década de 80, é um assunto novo para muitas organizações. Solução de Business Intelligence, sistema de Business Intelligence, software de Business Intelligence, refere-se a um conceito utilizado no mundo dos negócios em que se reúnem vários dados e informações de forma personalizada a respeito de situações a serem conhecidas, analisadas e compreendidas. De acordo com Oliveira (2009, p. 13), Business Intelligence “é um conceito empregado a ferramentas, tecnologias e metodologias, que tem como objetivo fornecer informações estratégicas, que apoiam na tomada de decisões”.
Os gestores de uma organização muitas vezes têm dificuldades de tomar certas decisões por falta de dados e informações, ou muitas vezes têm as informações, mas estas não são confiáveis, ou então não são passadas aos executivos em tempo hábil e de forma diversificada para um estudo minucioso. As empresas que implantaram um sistema de Business Intelligence com certeza só têm a ganhar. É claro que como toda e qualquer mudança, a implantação de um B.I pode levar à resistência de muitos colaboradores, no entanto, num curto espaço de tempo, todos seus usuários diretos ou indiretos, percebem os grandes benefícios que o mesmo traz para a empresa.
No início exige-se muita comunicação, reunião entre a empresa que prestará o serviço de implantação do sistema e os principais funcionários que acompanharão esse processo e/ou utilizarão o software; tempo para validação dos dados, pois quando se trata de novos softwares, os dados precisam ser comparados, validados com outras fontes de informações; mudança de cultura e processos; entre outros.
Entretanto, depois dessa fase inicial, os retornos são tão benéficos que superam as dificuldades enfrentadas no início da implantação. Dentre os principais benefícios que uma solução de Business Intelligence traz para as organizações, destacam-se:
Redução de processos;
Substitui outras ferramentas, como por exemplo, Excel, no sentido de desenvolver fórmulas no mesmo para busca de informações, bem como de outros sistemas mais “engessados” em termos de gerar informações e relatórios;
Agilidade na obtenção de informações e relatórios;
Flexibilidade e personalização de informações e relatórios, facilitando as análises a serem realizadas;
Facilidade de modificação/melhoria nos relatórios, como por exemplo, alterar a forma de apresentar os dados e acrescentar novas informações contribuindo assim para a evolução contínua das análises de informações como também da tecnologia;
Disponibilização de vários relatórios para confrontar os dados entre os diversos módulos do próprio B.I;
As informações são disponibilizadas na tela do software em poucos segundos dependendo dos filtros (parâmetros) realizados;
Facilita o planejamento da empresa nos diversos níveis, não só no nível estratégico, como também no tático e operacional;
Acesso às informações praticamente on-line.
O tempo e o valor do investimento do sistema dependem de vários fatores, tais como: da quantidade de módulos a serem implantados, bem como do grau de informações a serem disponibilizadas em cada módulo; dos recursos e das estruturas tecnológicos que a empresa-cliente possui; do segmento que a organização atua; da cultura organizacional, ou seja, se é mais tradicional ou mais inovadora; da disponibilidade dos funcionários da empresa que acompanharão os processos de implantação do B.I e da validação das informações. A ilustração abaixo mostra de forma geral o Dashboard – uma das telas principais do B.I, de uma empresa fictícia com dados fictícios, a evolução do faturamento da mesma.
Dentre as principais pessoas ideais para acompanhar os processos de implantação do Business Intelligence, torna-se preponderante a participação do colaborador responsável pela área de tecnologia da informação da empresa, para mostrar ao prestador de serviço, (empresa fornecedora da Solução B.I), a fonte dos dados a serem importados ao software de Business Intelligence, e os futuros usuários do sistema, para explicar os processos atuais da empresa, para validar os dados e dar sugestões dos filtros (parâmetros) necessários para os relatórios para apresentação, e outras necessidades para personalizá-los.
A Hospfar – Indústria e Comércio de Produtos Hospitalares Ltda. implantou o Qlikview, um sistema de Business Intelligence, da empresa GRF Tecnologia. A empresa optou por implantar os módulos aos poucos, começando pelos que a Hospfar entendeu ser mais necessários num primeiro momento, que auxiliariam o alto escalão da empresa – Diretoria – para tomada de decisões, principalmente no que tange ao planejamento estratégico. Segundo Oliveira (1999, p.33), “planejamento pode ser conceituado como um processo desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa”. Quando se trata de planejamento estratégico, refere-se a este processo realizado pelo alto nível hierárquico da empresa.
Os primeiros módulos a serem implantados foram na área de faturamento, logística e despesas operacionais. A implantação teve tanto sucesso que outros módulos foram implantados e outros estão sendo implantados, bem como melhorias e personalização mais afinada nos que já estavam em funcionamento. A implantação do módulo despesas operacionais, por exemplo, foi um trabalho contínuo de aproximadamente três meses, com a minha participação, como também do gerente do departamento tecnologia da informação, Ronne Faby, e do sócio-proprietário da empresa fornecedora do B.I, Rogério Faria.
Com este módulo implantado, a Hospfar tem conhecimento de todas as despesas lançadas diariamente, seja por natureza (viagens, telefonia, materiais de consumo, folha de pagamento em geral, tais como encargos sociais, benefícios, etc.), por centro de custo, por filial, por dia, mês, ano, por lançamentos realizados no Sistema Protheus somente no módulo financeiro, e/ou no Estoque/Custos, dentre outros módulos, e diversas outras formas, dependendo do objetivo que as informações precisam ser apresentadas. A visualização pode ser na própria tela do B.I, ou então as informações podem ser exportadas para o Excel, caso o usuário ache melhor para trabalhar com o relatório.
Com a solução de Business Intelligence, a Hospfar consegue em segundos, obter informações a respeito dos seus clientes, como por exemplo, os que mais compraram em determinado período; dos produtos que mais tiveram saída por filial, estado, mês, ano, etc.; dos principais fornecedores de acordo com a Curva ABC e almoxarifado; do custo médio de produtos para revenda; da margem de contribuição; do capital de giro; para premiar a equipe do Call-Center; e como já foi mencionado, conhecimento das despesas operacionais, o que contribui para o planejamento orçamentário da matriz e filiais. A figura abaixo mostra uma das telas do B.I adaptadas à necessidade de uma empresa fictícia com dados também fictícios, para ilustrar uma das formas que o sistema pode ser trabalhado.
Assim, como a Hospfar teve um leque maior para obter informações e de forma rápida, outras organizações que também adotaram este tipo de sistema para sua gestão, como a Lojas Marisa, nada perderam com a implantação desta solução. Como já foram descritas as principais vantagens, as melhorias das informações com o B.I são significativas para a Diretoria, e consequentemente para a Administração do negócio de forma holística.
Conclusão:
Um software de Business Intelligence é um conceito bem propício para as empresas que almejam uma gestão mais ousada e coerente com a realidade que a mesma vive. É um sistema que agiliza o conhecimento de dados e informações de todas as formas que a Administração Organizacional necessita, permitindo que a empresa analise seu negócio, ampliando as chances de acerto ao tomar decisões primordiais à sua sobrevivência no mercado.
(Patrícia Silva, administradora/PUC-GO; especialista – Controladoria e Gestão de Custos/Alfa-GO; e-mail: adm.patriciasilva@gmail.com)
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